Conny Buis
Paulus Gerrits
Monique Sampimon
Erika Schenk
Sonja Greve
drs. Annemarieke van den Boogaard
drs. Jetty Michielsen

Verzilver de erfenis van je voorganger(s)

Door Brenda Filippo geplaatst onder Kwaliteit, Verandermanagement 11-11-09

Door: Brenda Filippo, CiEP-coach

Herken je dit?
Je hebt een nieuwe baan. Je leidinggevende of een collega maakt je wegwijs en ergens in die rondleiding beland je op je eigen werkplek. Je krijgt tips en aanwijzingen. Dan opeens zegt je gids: “O ja, en dit is nog van je voorganger.” En dit kan allerlei gedaanten hebben aangenomen…


Dit is een rij met ordners… een reeks mails en mappen in de computer waar jij toegang toe hebt of die als extra service al aan je mailbox is gehangen…  een stapel op je bureau of op de kast… een la met hangmappen…

Of herken je deze?
Je bent alweer een tijd actief in de baan die je hebt. Daarin doe je wat je doet. En daar staat die kast… of die doos… of bungelen die hangmappen… of bevindt zich die inbox met de naam van je voorganger. En daarin zit… tja, wat zit er eigenlijk in…? Wat je wèl weet, is dat het van je voorganger was en dat je het nog eens wilt uitzoeken.

Stoorzender
Het dit uit de wittebroodsweken van je functie wordt voor de meeste mensen een stoorzender in de ruimte waar je werkt. Want telkens als je oog erop valt, denk je: “O ja, daar moet ik nog wat mee…” En… je gaat door met je werk of je vertrekt naar je afspraak.

Lees, beslis, ruim op en orden!
Als CiEP-coach komen mijn collega’s en ik altijd op de werkplek van mensen. En daar treffen we vaak erfenissen van voorgangers aan. Binnen het CiEP-programma maken de deelnemers al op de eerste dag korte metten met alles wat degene voor hen heeft achtergelaten. Korte metten in de zin van: Lees, beslis, ruim op en orden.

Vaak kom ik tegen dat mensen graag willen opruimen, maar zichzelf daar de tijd niet voor gunnen. Daar hebben ze allerlei redenen voor, maar die komen neer op: “Mijn werk gaat voor” en “Ik kan toch niet opruimen terwijl mijn collega’s aan het werk zijn!”

Opruimen mag tijd kosten!
Opruimen kost tijd en dat màg! Sterker nog: regelmatig opruimen (dagelijks of wekelijks), is een randvoorwaarde in werken. Het hóórt bij je werk. Ga dus aan de slag met de erfenis van je voorganger.

Wat kun je doen?
-  Reserveer tijd in je agenda en hou je aan die afspraak met jezelf.
-  Zeg ook tegen collega’s dat je het gaat doen. Als je je zorgen maakt over of je ze stoort, overleg dan over een geschikt tijdstip, maar doe het wel! (Misschien willen zij ook opruimen en dan maken jullie er een opruimdag(deel) van!)
-  Bereid je voor. Zorg voor voldoende lege papier- en afvalbakken, eventueel een papierversnipperaar, opbergmiddelen als mappen, etiketten, e.d,  en schoonmaakmiddelen voor de stoffig geworden laden en planken.
-  Stel jezelf tijdens het opruimen de vragen  “Waarbij ga ik dit nog gebruiken?” en “Als ik het weggooi en het later toch nodig blijk te hebben, waar kan ik het dan ook terugvinden?”

Óok in een nieuwe baan!
Als je nét bent begonnen in je huidige functie, zul je waarschijnlijk zeggen: “Ik doe dat later wel, want ik werk hier nog maar kort. Ik ben nog niet ingewerkt, dus ik weet niet hoe ik moet selecteren.”

Doe het toch en schuif deze klus niet op de lange baan. De erfenis van je voorganger door je handen laten gaan, is een prima manier om jezelf in te werken. Je checkt of er nog werk in zit voor jou en je hebt materiaal om vragen over te stellen. Bovendien (en dat is belangrijk) maak je daarmee je werkplek helemaal van jou. Je kunt het materiaal ordenen en je weet wat er is.

En natuurlijk kun je ook weggooien. Waarschijnlijk gooi je minder weg, omdat je dat niet zo goed durft. Daarom is het belangrijk dat je na het opruimen voor jezelf een nieuw moment plant (bijvoorbeeld over 6 maanden) waarop je opnieuw door dat referentie-archief gaat.

Door actief aan de slag te gaan met de papieren en digitale stapels van je voorganger(s) verzilver je de erfenis. Lees, beslis, ruim op, orden en eigen je daarmee je (nieuwe) werkplek voor de volle honderd procent toe!

Laat een reactie achter