Een lege mailbox maakt blij!
Op de site van Kluwer lees ik dat E-mailen de gemiddelde werknemer 20 uur per week kost….
Dat de snelgroeiende informatieberg waarmee steeds meer werknemers dagelijks te maken hebben, een steeds hogere tol gaan eisen bij bedrijfsleven en overheden in Nederland.
Naast de kosten van langdurig ziekteverzuim door burnout, gaat ook steeds meer geld verloren aan improductiviteit van werknemers die worstelen met een explosie aan informatie.
Ik moet denken aan de vraag die ik vaak van deelnemers in het CiEP programma krijg als het gaat over het bewaren van informatie:
“Waarom moet ik kritisch zijn op wat ik bewaar in mijn digitale systeem?”.
Papier wil men wel weggooien. Daar heeft men fysiek last van. Maar mail! Dat sleept zo makkelijk naar een mapje. Of blijft fijn staan in de inbox. Scroll, scroll…. waar was dat mailtje nou?
Herkenbaar?
De gemiddelde inbox die ik zo tegen kom bevat toch wel meer dan 100 mail. Gelezen en ongelezen door elkaar. Werk en informatie door elkaar. Zaken die op een ander wachten. Zaken die op de inbox eigenaar wachten. Zaken die nog gelezen moeten. Dringende zaken. Zaken die weggegooid kunnen worden etc. etc.
Het maximale aantal dat ik ooit tegenkwam was meer dan 7.000 mail. Behorend bij een Manager van een IT afdeling. Dezelfde afdeling die dagelijks vele werknemers attendeert op het feit dat het limiet van de mailbox is overschreden en dat er een aantal verwijderd dient te worden alvorens er weer mailverkeer mogelijk is. Tja…
De CiEP inbox bevat alleen ongelezen mail. En wat zijn mensen daar blij mee! Moeten ze wel wat voor doen. Niet ingewikkeld. CiEP it simple!
Dus voor mensen die nog steeds twijfelen over de toegevoegde waarde van een lege inbox nog even op een rij:
Een inbox met alleen ongelezen mail geeft de inbox eigenaar o.a.: doorstroming, structuur, overzicht in wat werk is en wat informatie, Vindbare informatie, snellere PC, regie, rust.
En als bonus voor de verzenders van mail: mail wordt afgehandeld binnen een termijn die werkt voor de zender én ontvanger.
Doet weer iets met de samenwerking!
Mijn boodschap mag duidelijk zijn: Ga bewust om met je inbox en met het bewaren van informatie!
Kleine tip: Stel jezelf de vraag “Wanneer heb ik iets nodig, en waarbij?”
“Ooit” als antwoord is geen optie! En archiefkast voor een ander ben je ook niet!
Ik wens dat u vandaag opgeruimd naar huis gaat!
Laat een reactie achter
