Het Nieuwe Werken vraagt om een herinrichting van de ruimte waarin medewerkers actief zijn. Ik werd getroffen door een boodschap van Adrianne Jonquière-Breure. Haar academisch verleden is gerelateerd aan de functies van behuizing en omgeving. In het werkzame leven is zij onder meer lector huisvestingsmanagement aan de Hogeschool Utrecht.

Op dezelfde internetpagina waarop gemeld wordt dat “Open kantoren slecht zijn voor het brein” wordt aandacht gegeven aan een interview dat het blad Facility Management Magazine had met Adrianne Jonquière-Breure. Je verwacht dat er een analyse komt van factoren die van belang zijn bij de huisvesting in het HNW-tijdperk. Wat is de optimale inrichting van een kantoorwerkplek, wat speelt er bij de werkplek thuis? Maar nee, er komt iets anders. Namelijk een visie die verder gaat.

Herinrichting van de “bovenkamer”
Adrianne Jonquière-Breure constateert dat HNW een containerbegrip is, waarin allerlei veranderingen worden ondergebracht. De een reageert op HNW met : “Krijg ik nou een iPad?” De ander begint over de flexplekken op kantoor. Gevraagd naar wat voor haar de kern is van HNW, komt er geen technisch antwoord maar dit: “meer werken op basis van vertrouwen en de verantwoordelijkheid neerleggen waar die hoort, bij de medewerker”. Oftewel, de belangrijkste herinrichting in het kader van HNW moet plaatsvinden in de “bovenkamer”. Wiens bovenkamer? Die van de manager. Of die van de medewerker?

Verantwoordelijkheid pakken
Vaak is al de boodschap gehoord dat de manager moet leren loslaten, de medewerkers serieus moet nemen en hun verantwoordelijkheden moet geven. Inclusief het zelf oplossen van de problemen. Adrianne Jonquière-Breure legt nog een extra laagje verantwoordelijkheid bij de medewerker. Zij moeten zelf de verantwoordelijkheid pakken. Niet wachten tot de leidinggevende er klaar voor is. Veranderen als organisatie is iets wat je samen doet. Als de leidinggevende zijn of haar voorbeeldfunctie niet voldoende invult, dan heb je als medewerker nog steeds de verantwoordelijkheid om te gaan voor het gezamenlijke resultaat. Voor deze visie valt het een en ander te zeggen. Maar onze evolutionaire erfenis –zeg maar de apenrots– zal niet van harte meehelpen aan de verwezenlijking ervan.

Klaar met HNW?
De taak van de leider waarmaken, dat levert risico’s op. Onder andere de verdenking dat men zelf ambities heeft voor de positie van leider. Vraagt Adrianne Jonquière-Breure dus niet te veel van de medewerker? Men kan deze vraag beantwoorden met ja. En dan zijn we klaar. Ook klaar met HNW. Maar we kunnen ook kijken naar bestaande organisaties die “lak hebben aan de evolutie”. Daar krijgen leidinggevenden regelmatig het goede voorbeeld van hun medewerkers en toch staat hun leiderschap er niet ter discussie. Wat voor een organisaties zijn dit? Het zijn werkgemeenschapen waar mensen gefocust zijn op waarden en waar men richtlijnen beschouwt als hulpmiddelen. De overgang naar HNW zal hier geen bijzondere hindernissen ontmoeten. Grotere verantwoordelijkheid gaat hier samen met groeiend resultaat.

Ik zie uit naar een vruchtbaar 2012, waarin er met inzet van CiEP steeds meer van dit soort organisaties bijkomen.

Door: Sjors Janssen, CiEP-coach

Soms wordt mij gevraagd: doen wij er goed aan Het Nieuwe Werken (HNW) te introduceren in onze organisatie? Een vraag die meestal wordt gesteld vanuit een waardeoriëntatie, waarbij (steeds hogere) targets halen en elkaar daarop afrekenen centraal staan. Een waardeoriëntatie ook van: vertrouwen is goed, maar controle is beter. De organisatie en haar doelstellingen vragen daar immers om… HNW verhoudt zich mijns inziens niet goed met deze waardeoriëntatie. Als dat dus het geval is, luidt mijn advies: niet doen!

Het is mij de afgelopen jaren duidelijk geworden, dat het bij HNW in de kern niet gaat om het efficiënter inrichten van een gebouw met dito werkplekken (BRICKS) en state of the art ICT ter ondersteuning van de (virtuele) werkprocessen (BYTES). Het gaat veel meer over de vraag hoe medewerkers en managers zich aan elkaar kunnen (blijven) verbinden op basis van hun persoonlijke integriteit, persoonlijke verantwoordelijkheid, persoonlijk leiderschap en open communicatie vanuit onderling vertrouwen en respect (BEHAVIOUR).

DUS:
Van controle is goed, naar vertrouwen is beter.
Van (samen)werken op basis van nut naar (samen)werken op basis van waardigheid.

MAAR:  Kan dat?

Toen ik een jongetje was, hadden wij niet, zoals nu, de beschikking over een radio, tv, pc, dvd, wasmachine, auto. Toch misten wij niets: wij hadden elkaar. Ik speelde veel buiten. Had het gevoel dat het goed was zoals het was. In al haar waardigheid.

Later, op school, universiteit en eerste baantje, leerde ik rekenen, winnen, verliezen, concurreren, redeneren, onderzoeken, analyseren, argumenteren, functioneren. Ik leerde dat organisaties ‘noodzakelijk’ zijn voor ‘ons welzijn’. Dat je organisaties ook steeds moet verbeteren en veranderen en ’schitterend’ moet maken. En dat Leiders, Directeuren en Managers ervoor zorgen dat ‘medewerkers’ dat doen. En dat daar strategieën en ‘best practices’ voor zijn, en steeds meer adviseurs die daarin Masters zijn. In al hun nuttigheid.

De vraag doemt op: zijn waardigheid en nuttigheid verenigbaar?

Zijn zaken als in rust zijn, eerbiedig leven, aandachtig zijn, vreugdevol genieten, zorgzaam zijn enzovoorts te verenigen met werken, onderzoeken, structureren, concurreren, onderscheiden, managen, besturen, leiden?

Dit is wel wat veel mensen willen, die in organisaties werken. Dat bedoelen ze als ze aan ons, consultants, coaches en trainers vragen: “Hoe kunnen wij onze organisaties ’schitterend’ maken? Onze mensen in beweging krijgen? Het Nieuwe Werken tot een succes maken?”

Onze klanten worstelen in hun streven naar ‘het goede, het betere, het beste’ met hun verlangen naar (menselijke) waardigheid. Zij laten zich daarbij (ongewild? onbewust?) verleiden of ‘misleiden’ – door hun bazen, collega’s, opleiding, ‘de markt’, wetenschap, managementboeken, economie, techniek, de media en zelfs door hun ‘organisatieadviseurs’ en ‘coaches’! – tot steeds meer en beter van nut willen zijn! Het Nieuwe Werken daartoe inzetten zal niet werken.

Onze klanten die HNW omarmen, weten dat steeds meer en beter managen niet meer helpt. Dat het blijven denken en handelen in termen van nut een doodlopende straat is. Dat focussen op waardigheid HNW laat werken. Dat het realiseren van volwassen arbeidsrelaties, vrijheid in keuzemogelijkheden en je verantwoordelijk voelen belangrijker zijn. Dat het behandelen van een professional als een professional vooropstaat.

HNW is een instrument om als organisatie een verandering door te kunnen voeren in je identiteit, werkwijze en dienstverlening. Het is geen doelstelling en zeker geen totaaloplossing of antwoord op vragen over een nieuwe structuur of aanpak. Het is een bijdrage aan organisaties om (weer) menselijk te leren denken en handelen.

Ik wens u een waardig 2012!

PS. In de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens is waardigheid geen plicht, maar een grondrecht. Iets wat ieder mens vanaf de geboorte heeft.

De afgelopen periode heb ik bijgedragen aan de JCI Challenge, een project van JCI Amsterdam. JCI staat voor Junior Chamber International en is een netwerkorganisatie voor persoonlijke ontwikkeling voor ondernemende mensen van 25 tot 40 jaar. De kern van de JCI Challenge zit in het woord challenge: uitdaging. Dit is een intensief project van tien weken waarbij teams van een viertal bedrijven gekoppeld worden aan vier maatschappelijke doelen. Dit jaar waren dat BDO consultants, De Keijzer Nipius & Co, Dura Vermeer en Ernst & Young. Zij werden gekoppeld aan Stichting Zwerfjongeren Nederland, Mixen in Mokum, Circus Elleboog en het Amsterdam Museum. Per maatschappelijk doel is een opdracht geformuleerd. Het team dat deze opdracht het best tot een einde weet te brengen, wint de Challenge en daarmee een geldbedrag van € 6500,- dat ten goede komt aan het betrokken doel.

Aan elk bedrijventeam werd een coach van Impulsus toegewezen. Dit om in het proces van samenwerking zichtbaar, meetbaar en voelbaar te maken wat er zich tussen de deelnemers, de contacten bij het maatschappelijk doel en uiteraard de coach zelf afspeelt. Mijn aandeel was daarbij het coachen van de coaches en de Challenge-commissie. Gery Groen (voorzitter jury, oprichter Impulsus), Guus Bakker (voorzitter bedrijvenvereniging Amsterdam City), Eerde de Swart (programmamanager MVO Nederland) en Dick Hulsebosch (senior adviseur Kamer van Koophandel Amsterdam) vormen al enige jaren de jury van de Challenge. Zij hanteren verschillende criteria om te bepalen welk bedrijventeam het beste uit zichzelf en elkaar haalt.

Het begint allemaal bij de kick-off: de kennismaking, het aanboren van energie en enthousiasme en het leggen van contacten tussen alle betrokken partijen. Het spel van grenzen verkennen, plek innemen, verbinden, het comfortabele in jezelf achter je laten, groot durven denken en vooral op elkaar vertrouwen. Het vraagt dan ook iets bijzonders om datgene waar je zelf onderdeel van bent, continu bespreekbaar te maken en te kunnen onderscheiden als iets wat iedereen in dit traject betreft. Coaching of spiegelen noemen we dat. En in die rol zoeken ik en mijn collega’s onze onzichtbare weg om zaken bespreekbaar te maken die niet vanzelfsprekend besproken worden, nieuwe keuzes te maken die niet vanzelfsprekend gemaakt worden en planbaar te maken waarop niet vanzelfsprekend gepland wordt. De overkoepelende filosofie die deze houding beschrijft heet CiEP. En de bijbehorende principes: Zeg Het Nu, Doe Het Nu en Plan Het Nu ondersteunen deze houding. Het toepassen van deze principes haalt elke belemmering weg en maakt ruimte voor nieuwe stappen. Het niet of niet bewust toepassen leidt tot stagnatie, verlies van energie en inspiratie.

Het is boeiend om te zien hoe met een enorme diversiteit aan mensen en teams toegewerkt wordt naar de dag van uitvoering. Voor ieder team speelt zich het proces af van verbinding en verloren voelen, in contact zijn en geïsoleerd zijn, zelfbewustzijn en onzekerheid ervaren, controleren en loslaten, mijzelf niet uitgesloten. Als coach beweeg je je voortdurend op de lijn van verschil willen maken en betrokkenheid versus bemoeienis. Wat ik daarbij als lastig ervaar is: waar niet gevraagd wordt of geen contact bestaat, is geen coaching. Als die vraag uitblijft, wat dan? Dan draait de wereld gewoon door. Het is een gemiste kans om snelheid in groei en ontwikkeling te brengen, om verdieping aan te brengen in je relaties, om partnerschap te ontwikkelen in je team. Erg? Nee. Had het anders gekund? Ja. En zo hebben we met alle betrokkenen op de afsluitende dag teruggeblikt. Om trots te zijn op ons aandeel in dit proces en op alles wat het ons gebracht heeft. En ook om onder ogen te zien wat we nagelaten hebben. Die laatste dag heeft het voor mij compleet gemaakt. Op naar een nieuwe uitdaging… 

PS De Challenge werd dit jaar gewonnen door Dura Vermeer en Circus Elleboog.

Tijdens het VGS-congres waren wij in de gelegenheid om met een groep gemeentesecretarissen van gedachten te wisselen. Onder andere over de invloed van de digitalisering.

Digitalisering maakt dat een burger van een gemeente zich meer dan ooit kan gedragen als een klant. Niet meer in de rij voor de balie. Niet meer doorverbonden worden aan de telefoon, maar zelf achter de computer de informatie opsnorren. Of kijken hoe het met “de bestelling” zit. Wat is de status van mijn vergunning? Op wiens bureau ligt het verzoek tot verlening? Sinds wanneer? Wanneer krijg ik de vergunning binnen? Vul voor het woord vergunning het woord boek in en het zijn allemaal vragen waarop bijvoorbeeld bol.com al antwoord geeft, voordat ze gesteld worden.

 Langs commerciële lat gemeten

Is het terecht dat de dienstverlening vanuit een gemeente vergeleken wordt met de logistiek van een postorderbedrijf? Daar valt over de twisten. Maar de maatschappelijke trend wijst wel in een richting waarbij de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening wordt gemeten met een lat die uit de commerciële wereld afkomstig is. Contact houden, open staan, aanspreekbaar zijn. Kortom, gemeenten ondervinden een groeiende druk om hun werkprocessen transparant te maken voor belanghebbenden buiten de organisatie. De vraag is of gemeente daartoe ook bereid zijn. Op grond van wat wij hoorden, lijkt de bereidheid tot transparantie bij gemeenten nog geen uitgemaakte zaak te zijn.

Bereidheid en gereedheid

Maar weinig gemeentesecretarissen denken dat alle gemeenten bereid zijn tot het transparant maken van de werkprocessen. En de helft schatte in dat maximaal 50% van de gemeenten bereid is tot transparantie. Een ander ding is of in Nederland de gemeentelijke teams er ook klaar voor zijn. Bijna de helft van de gemeentesecretarissen meende dat driekwart van de gemeenten zo ver nog niet is. Het is natuurlijk niet de eerste keer in de geschiedenis, dat de interne verandering van een instituut een ander tempo heeft dan de verandering van de maatschappij eromheen.

Verschuivende cultuurprocedures

Interessant genoeg leeft bij veel gemeentesecretarissen de gedachte dat de kracht die de kloof mede doet ontstaan –namelijk digitalisering– ook zorgt voor het dichten ervan. Bijna 80% van de gemeentesecretarissen voorziet dat op termijn de digitalisering de weg vrij maakt voor een bepaald type medewerker, dat tot nu toe niet bij gemeenten wilde werken. En de komst van deze mensen zal ervoor zorgen dat de kwaliteit van de dienstverlening er per saldo op vooruit gaat. Daarbij –zo vermoedt men– zorgt hun komst ook automatisch voor een verschuiving van de cultuurprocedures binnen een gemeentelijke organisatie. En wel richting maatschappij 2.0.

Vanzelf of met sturing?

Als ik de twee lijnen van vermoedens naast elkaar leg, dan zie ik een soort tegenstrijdigheid. Van de ene kant wordt vermoed dat onder gemeenten de bereidheid tot transparantie nog geen uitgemaakte zaak is. Van de andere kant veronderstelt men dat er met de komst van nieuwe medewerkers de cultuurprocedures vanzelf evolueren in een maatschappijconforme richting. Ik heb ook een vermoeden: dat het gedrag van medewerkers die nu grote moeite hebben met transparantie, niet automatisch gaat aansluiten op het transparantie-gerichte elan van nieuwe medewerkers. Zo gaat het maar zelden met mensen. En met mensen hebben we te maken. Dat is een zekerheid.

Maar dan… Je weet waarnaar je toe wilt gaan, je hebt gekozen hoe je daar komt en toch blijft er die onzekerheid. Ook onze automatismen zitten ons in de weg zitten. Niet iedereen is even succesvol. Hoe komt dat toch, zou je denken?

Een voorbeeld: iedereen weet dat roken slecht voor je is en zal leiden tot ziekte; waarom roken er dan toch nog mensen? En niet alleen oudere mensen, die niet meer kúnnen stoppen, maar ook jonge mensen. Het heeft er volgens mij mee te maken dat je niet weet hoeveel van die sigaretten je moet roken om ziek te worden. Sommige mensen roken 1 keer en worden al ziek, anderen roken meer dan 50 jaar en hebben nog niets. Onze automatismen, ons ongeduld, zorgen er eigenlijk voor dat we gaan voor de makkelijke en snelle weg.

We zijn net onze kinderen: ‘ik wil NU een ijsje’, of zoals een liedje van the Black Eyed Peas ons laat weten ‘we are the generation NOW’. Doe een experiment met kinderen en zet ze in een ruimte met een snoepje en zeg dat als ze hem niet nemen, ze morgen 2 snoepjes krijgen. Dan zijn er weinig kinderen die voor de laatste optie gaan. Eigenlijk zijn wij volwassenen ook nog kleine kinderen. We weten dat roken slecht is, maar de onzekerheid óf en wanneer we daar last van krijgen, maakt dat we NU kiezen voor snelle bevrediging.

Waarom doen we niet simpel 1 sigaret per dag minder, elke maand opnieuw 1 minder tot we ervan af zijn? Kleine acties zijn toch zo makkelijk, maar ja, het niet doen, is nóg makkelijker.

Om iets te bereiken zijn wij mensen toch zulke vreemde wezens. Ik ken meerdere mensen die al verschillende pogingen hebben gedaan om te stoppen met roken. Wat een energie en geld hebben ze daaraan al verspild. Het is net of ze in een hele lange rij stonden voor de kassa en ze net, voordat ze de hoek om gaan en de caissière kunnen zien, geen geduld meer hebben en uit de rij zijn gestapt. Om vervolgens op een later tijdstip weer achteraan te sluiten. Niet zo effectief. En toch doen we het op vele vlakken, omdat we geen vertrouwen hebben in het resultaat of omdat we ons als klein kind gedragen.

Tips om NU te doen:

1. Ga in de rij en blijf in de rij, heb geduld!
2. Weet dat het nemen van vele kleine stapjes zal leiden tot resultaat en vertrouw erop. Jij weet het beste wat de juiste kleine stapjes zijn. En kleine stapjes zijn makkelijk te corrigeren en bij te sturen. Kleine stapjes zijn simpel en kunnen groot effect hebben, bagatelliseer ze niet, je bent op de goede weg.
3. Succes behaal je meestal niet vanuit je comfortzone, dus als het ongemakkelijk aanvoelt, dan is het ok.
4. Houd de lange termijn voor ogen, je weet dat je goed bezig bent en dat het zal resulteren in iets goeds. Je staat gewoon geduldig in de rij te wachten.
5. Hoe vaker je in de rij zult staan, hoe makkelijker je zult herkennen welke caissière het snelste werkt en welke kassa je moet kiezen.

Succes gegarandeerd!

Het is maandagmorgen 8 uur en ik heb het gevoel dat ik weer ‘in control’ ben met CiEP. Alle afspraken, voorbereidingen en mailbox zijn weer bijgewerkt, dat geeft een lekker gevoel!

Ruim een jaar geleden maakte ik kennis met het gevoel dat CiEP je kunt bezorgen: een geplande agenda, mailbox iedere dag bijgewerkt en het Doe-het-nu principe (doe ik dit nu, niet of later). CiEP heeft mij de handvatten gegeven om zorgvuldig met mijn kostbare tijd om te gaan en activiteiten te plannen, met als resultaat: goed voorbereid een overleg ingaan, werken op de uren die ik wil werken, deadlines halen en het allerbelangrijkste, rust in mijn hoofd. In een tijdperk waarin de informatie je om de oren vliegt – en collega’s die nog niet van LEAN of CiEP hebben gehoord, je ‘voor de zekerheid’ een CC sturen – is het geen overbodige luxe om je persoonlijke werkstroom te managen. 

Mijn week van dag tot dag:
Maandag
De week is goed begonnen. Ik ben vroeg gestart (06:30 uur) en heb daardoor een voorsprong op mijn collega’s. Dit vroege starten op maandagmorgen is noodzakelijk, omdat het vorige week helemaal uit de hand is gelopen. Door teveel overleggen toe te laten en te weinig werktijd tussendoor, heb ik een achterstand opgelopen (niet echt CiEP..). Gelukkig heb ik deze achterstand én mijn mailachterstand weggewerkt of gepland in de komende week. Dat geeft rust. Ik weet (door het plannen) dat ik er tijd voor heb en dat het nog op tijd is, want dat heb ik gecontroleerd. Dit sluit aan bij één van de belangrijke CiEP-principes DOE HET NU; doe ik het nu, niet of later.
De ochtend besteed ik verder aan het voorbereiden van een aantal overleggen, zoals gepland in mijn agenda. De middag start ik met een voortgangsoverleg en sluit ik af met het afwerken van taken (bellen met mensen die ik eerder die dag niet heb kunnen bereiken) en het afhandelen van mijn mail, zodat ik opgeruimd naar huis ga.

Dinsdag
Aan het begin van de dag heb ik direct al een aantal mensen aan mijn bureau staan met het verzoek te overleggen. Ik weet dat deze dag redelijk vol zit met afspraken en dat ik woensdag een dag extern ben. Mijn eerste vraag is dus: moet het nu/vandaag. Gelukkig is het antwoord negatief en kunnen we een afspraak plannen voor donderdag, waar ik wel ruimte heb. Daarnaast ben ik blij dat ik vandaag ad hoc had ingepland (één van de zaken die ik geleerd heb via CiEP), want dit had ik niet voorzien en heeft me toch een half uur gekost. Daarna nog maar een half uur tot het eerste overleg. Dit gebruik ik om de eerste mails en taken af te handelen. De rest van de dag zit ik veelal in overleg (niet echt interessant, maar wel van tevoren door mijzelf goed voorbereid). Eind van de dag laatste taken afhandelen en mail wegwerken om vervolgens opgeruimd naar huis te gaan.

Woensdag
Een dag in training. Vroeger ging ik altijd met een volle kop naar een dergelijke training. Ik moest altijd nog veel mensen bellen en dingen regelen. Dat is nu wel anders. Ik weet dat een dergelijke dag er aan komt en ik plan op dergelijke dagen geen taken, zodat ik de volle aandacht heb voor de training. Via mijn afwezigheidassistent laat ik weten dat ik via mail slecht bereikbaar ben en uitsluitend voor urgente zaken kan worden gebeld. Geen urgente telefoontjes gehad. Mailbox hoef ik dus aan het eind van de dag niet meer te checken. Dit doe ik morgenvroeg wel. Dan heb ik een half uur extra tijd ingeruimd, omdat ik vandaag geen mail kon afhandelen. Dat geeft een gerust gevoel. De training is leerzaam geweest en ik ga met een goed gevoel naar huis.

Donderdag
De laatste dag van de week voor mij, want bij Menzis werken we 34 uur en ik heb deze over 4 dagen verspreid. CiEP komt van pas om het werk zoveel mogelijk in die 4 dagen te plannen. Ik start met mijn mailbox van twee dagen, deze heb ik immers gisteren niet gezien. Principe van nu, niet of later, hanteer ik. Dit werkt prima. Daarna een dagstart met evaluatie en vervolgens meeluisteren met een medewerker op ons Servicecenter. Zelf mag ik ook een aantal telefoontjes afhandelen, heel erg leuk om te doen. Voorheen had ik voor dit soort zaken nooit tijd, omdat ik werd geleefd door de waan van de dag. Nu plan ik bewust tijd in mijn agenda (afspraak met mijzelf) en ik houd mij hier ook aan.
‘s Middags het overleg dat eerder deze week is ontstaan. Hierin probeer ik de principes van CiEP over te brengen op de medewerkers. Welke acties ga je nu uitvoeren en welke plan je voor de toekomst? En wanneer plannen wij een overleg om de status van de acties te bespreken?
Het einde van de week is in zicht. Ik schrijf de rapportage voor het project, daarnaast werk ik mijn laatste mails en taken weg voor deze week. Ik kom tot de conclusie dat ik ‘bij’ ben. Morgen een lekker dagje met mijn zoontje Sem doorbrengen. Even denk ik terug aan vorige week en denk bij mijzelf: ‘Zo, dat is een verschil met vorige week…’ 

Het klinkt idyllisch: werken, vrij van tijd en plaats,
maar is dat ook echt zo?
Het werk is niet meer klaar, zodra u de deur van kantoor achter u dichttrekt. Met de komst van draadloos internet, smartphones, apps en andere smart-middelen zijn werk en privé niet langer gescheiden, maar lopen ze in elkaar over. Ziet u kansen in deze nieuwe manier van (samen)werken?

Liggend op het strand doelstellingen realiseren, sturen op resultaatgebieden en vergaderen met collega’s. Beter kan niet, toch? Dat ligt eraan of u om kunt gaan met een nieuwe set uitdagingen. Deze uitdagingen zijn voor u uiteengezet door niet de minste, namelijk: Mr. Bill Gates, in zijn visiedocument The New World of Work.

Uitdaging 1: Het verwerken en managen van een zondvloed aan (digitale) informatie.

Uitdaging 2: Het om kunnen gaan met een constante vraag om onze aandacht, beschikbaarheid en zichtbaarheid (fysiek als digitaal).

Uitdaging 3: Het eigen maken van nieuwe vaardigheden in werken (persoonlijk management) en de technologische middelen waarmee u werkt.

Uitdaging 4: Het omgaan met een toenemende druk om productief bezig te zijn.

U kunt uzelf nu afvragen: beschik ik over de juiste systematiek, kennis en middelen om mee te gaan in deze veranderingen? Zo, ja? Dan kunt u alvast uw koffers gaan pakken voor een bestemming naar wens.

U zult voor deze reis natuurlijk wel zorg moeten dragen dat uw (technologische) hulpmiddelen werken. Want naast het hebben van een persoonlijk managementsysteem, is dit een must om succesvol te zijn in Het Nieuwe Werken. Zonder internet, een laptop en toegang tot digitale communicatiemiddelen, is deze manier van werken niet mogelijk en verreweg van idyllisch.

Daarom nog een kleine checklist, voordat u vertrekt naar de New World of Work. Met als doel dat u kunt genieten van zowel de reis naar de bestemming, als de bestemming zelf.

1. Ik ben mij bewust van mijn huidige werkgewoonten en ben bereid om nieuwe constructieve gewoonten aan te leren.
2. Ik structureer mijn informatiestromen (zaken als e-mail en persoonlijke mappen).
3. Ik weet waar ik op moet sturen om werkplezier, voldoening en gemoedsrust te behouden.
4. Ik manage mijn tijd, taken en verantwoordelijkheden plan- en procesmatig.

Alles op orde en klaar om te vertrekken? Mooi, want het beschikken over een succesvol persoonlijk managementsysteem en persoonlijke verantwoordelijkheid vormen o.a. de basis voor persoonlijk succes én elk ander succes!

10 aandachtspunten voor de BV-ik in een veranderingsproces.

Sinds 1 april 2011 geeft GGD Hollands Midden vorm aan de nieuwe structuur voor jeugdgezondheidszorg. Vroeger was er een ‘knip’ in de zorg op vierjarige leeftijd. Tot die leeftijd vielen kind en gezin onder het consultatiebureau, daarna onder de jeugdgezondheidszorg van de GGD. Nu wordt, binnen de regionale Centra voor Jeugd en Gezin (CJG), gewerkt voor de gehele doelgroep jeugd en ouders van 0 tot 19 jaar. Daarvoor was een fusie nodig tussen thuiszorgorganisatie De Vierstroom en GGD JGZ.

Zoals bij elke fusie vraagt het tijd en inzet van iedereen om zijn plek te vinden en de beoogde integrale manier van werken vorm te geven. Hilde Marx, sectormanager Publieke Zorg voor Jeugd bij GGD Hollands Midden heeft ervoor gekozen om de CiEP-filosofie daar een bijdrage aan te laten leveren. En zo stond Gery Groen, oprichter van Impulsus, op 9 juni voor 120 CJG-medewerkers, die zich afvroegen wat CiEP met hun fusie te maken had. Die link was echter snel gelegd door te focussen op het CiEP-principe “balans tussen werk, thuis en mezelf”. In een organisatie in verandering, die grotendeels bestaat uit hulpverleners die de cliënt centraal stellen, staat die balans nogal eens onder druk. Met name de BV-ik delft vaak het onderspit, waardoor de connectie tussen eigen waarden en organisatiewaarden verloren gaat.

En dus stond dit onderwerp centraal tijdens een twee uur durende workshop. Eerst vulden de deelnemers een zelfevaluatie in om helder te krijgen hoe het staat met hun persoonlijke balans werk-thuis-privé. Vervolgens vond in kleine groepjes discussie plaats over tien verschillende CiEP-stellingen, die allen betrekking hadden op het persoonlijk managen van de balans. Elk groepje formuleerde concrete actiepunten vanuit twee invalshoeken: ‘wat kan ik daar aan doen’ en ‘wat kan het management daar aan doen’. Deze actiepunten worden binnen de organisatie verder opgepakt.

De tien meest genoemde punten bieden inspiratie voor elke organisatie die zich in een veranderingsproces bevindt en het belangrijk vindt dat medewerkers goed (kunnen) zorgen voor de balans tussen werk, thuis en zichzelf. Zodat ze de connectie kunnen blijven maken tussen mens zijn, professional zijn en de organisatie. We geven ze u graag mee, met dank aan GGD Hollands Midden.

Top 5 ‘Wat kan ik zelf doen’
- Mijn grenzen bepalen en ook aangeven.
- Bespreekbaar maken wat er speelt.
- Onwennigheid aan durven gaan, automatische piloot loslaten.
- Zelf voorstellen doen.
- Ruimte plannen voor onverwacht werk en inplannen.

Top 5 ‘Wat kan management doen’
- Duidelijk zijn over prioriteiten.
- Randvoorwaarden laten werken (ict, tijd, kantooromgeving).
- Luisteren en persoonlijke interesse tonen.
- Keuzes van professionals steunen.
- Helder communiceren en terugkoppelen van gezette stappen.

In juni beëindigde ik een tweejarige coachingopleiding.  Om het programma volledig af te ronden en het certificaat te verwerven, moest ik vóór september nog een thesis schrijven. Geen haast, ik had twee maanden om tien velletjes vol te schrijven.  Geen probleem, dat is een zee van tijd…

Toch wilde ik deze keer een andere strategie volgen (vanuit: ‘Practice as you preach!’): ik gaf mezelf vijf uur om dit varkentje te wassen en niet in de laatste week van augustus (oude strategie…).  Ik besloot het in de eerste week van juli te doen!

Geen tijdsdieven
De volgende dag werd zeer intens: ik was aan mijn bureau ‘vastgeketend’  om vijf uur te schrijven;  zonder telefoon, GSM of andere tijdsdieven. Elke cel in mijn lichaam was gefocust op de taak.

Wat was het resultaat? Diezelfde dag had ik een paper klaar voor verzending. Nog even het gevecht leveren met ‘Mrs. Perfect’ en ’send mail’. En dan… een hele zomer zonder geruis op de achtergrond: “Ik moet nog een paper schrijven,  pff…, ik moet nog een paper schrijven…”

Zwoegen
Herken je dat? Heb jij ook die werkgewoonte die ons VEEL langer over taken laat doen dan nodig? We zijn dagen, weken, maanden aan het zwoegen op onze creaties. Waarom doen we dat zo?

Omdat we onze goede, trouwe vriend ‘De Wet van Parkinson’ uit het oog verliezen. De Wet van Parkinson stelt dat een activiteit zich uitbreidt in functie van de gegeven tijd. Vertaling: als je een week hebt voor een taak dan zal je waarschijnlijk een week (of twaalf) nemen om de taak te voltooien.

Stel je nu het volgende voor: je mag een offerte maken  waarvan je alleen maar kon dromen, en die offerte moet morgen bij je klant zijn.  Je hele jaar is gemaakt, alleen met deze zaak. Zou je er dan twee weken over doen?  Zeker niet!  Je computer zou heet worden door de snelheid waarmee die offerte uit je printer zou rollen.

En als je nu twee weken tijd zou hebben…dan zou je er twee weken over doen,  om erover te denken, je zorgen te maken, verbeteringen en aanpassingen aan te brengen, en het resultaat zou misschien niet zo goed zijn.

Laserstraal
Zo gaat dat. Wanneer we met een zeer strakke deadline werk moeten opleveren, dan zijn we op de taak gefocust en worden onze creatieve vermogens samengebundeld als een laserstraal.

Samengevat? We kunnen al onze taken in VEEL minder tijd afhandelen dan we denken.  En nog goed werk afleveren ook. Kijk even voor jezelf.  Ik wed er op dat je veel voorbeelden hebt uit je eigen werk en leven. Van die dingen die je ’snel’ klaar moest hebben en waarbij je bovendien een goed resultaat  bereikte.

Momentum creëren
Het echte geheim is om te leren bewust en opzettelijk dit soort van gefocust momentum te creëren. Eerst moeten we vriendschap sluiten met onze ‘Wet van Parkinson’ en weten dat elke activiteit zich uitbreidt in functie van de tijd die we hiervoor beschikbaar hebben.

Dan nemen we volgende stappen:
1. Externe blik
De meesten onder ons vinden het makkelijker om dingen te doen voor anderen dan voor onszelf.  Als dat ook voor jou gedlt, gebruik dat dan in je voordeel.  Beloof het aan iemand, informeer een collega, maak het bekend, zodat je afgaat als je de afspraak met jezelf niet nakomt.

2. Duidelijke tijdsblokken
Bepaal een duidelijke tijd en datum voor het opleveren van het werk EN bepaal het aantal uren om de klus te klaren. Hoe specifieker je bent, hoe groter de kans dat je snel en op tijd klaar bent.

3. Zero onderbrekingen
Dit is HÉÉL essentieel! Geen verstrooiingen of onderbrekingen gedurende je creatieve tijd. Geen sms-jes, geen e-mail, geen telefoon, geen surfen op het internet of afdwalen van je taak.  Als je hulp nodig hebt of informatie, doe dat dan kort. Blijf ‘uber-focust’.

4. ’Geen falen’-instelling
Dit is waarschijnlijk het belangrijkste van alles: zelfvertrouwen.  Geef jezelf geen ruimte om te panikeren, te klagen of ‘er in te zakken’.  Zet je neer en doe wat nodig is.

Wanneer je deze stappen volgt, dan kan je makkelijk tweemaal zoveel resultaat halen en tegelijk minder werken!

Laat me weten hoe het gaat, en vertel me jouw verhaal of goede anekdote over dit onderwerp!

Ik zat er doorheen! Letterlijk en figuurlijk…… We zijn al maanden onze zolder aan het verbouwen en dan bereik je een moment dat je er stress van hebt, of je wilt of niet…
Ik was het zat. Maar dat was nog niet het ergste. Ik begon hierover eerlijk te zijn als iemand vroeg “Hoe gaat het met je?” Maar dat bleken mensen niet te kunnen horen. Want ik kreeg meteen het advies dat ik vooral de blik op de toekomst moest houden en hoe mooi het wel niet zou worden. Tja… Terwijl in alle bladen toch staat te lezen dat je vooral in het NU moet zijn. Dat was toch wat ik deed? Ik had er NU last van…  Kortom, ik vond het lastig.

Nog benauwder
Ik kreeg het nog benauwder toen ik mij realiseerde dat mijn vakantie inmiddels wel erg dichtbij kwam. En ik wilde ook mijn werkkamer verbouwd hebben: nieuwe vloerbedekking, wandbekleding, meubels, lampen, etc. Ik droomde al anderhalf jaar van een heuse professionele werkkamer. En ik besloot het niet meer uit te stellen. Ik liet me niet meer afschepen met “Dat komt hierna wel”. Want het zou wel een hele klus zijn waar je eigenlijk liever niet aan begon. Zoiets waar je je HELE kamer eerst voor moet leegmaken… En ik besefte dat daar na mijn vakantie al helemaal geen tijd voor zou zijn.

Mijn echtgenoot had net samen met zijn broer laminaat op de nieuwe zolderkamer gelegd. Althans, tot aan de overloop en exclusief alle lastige plinten. Er leek allemaal wel schot in te zitten, maar hij was inmiddels wel hard aan vakantie toe. Maar ook hier weer bleek ik de juiste man getrouwd te hebben. Die lieverd bleek namelijk bereid om ook het volgende weekend helemaal vrij te maken voor de verbouwing van mijn werkkamer. Het zou gaan gebeuren!

Alles eruit
Vrijdag begon het. Alles eruit. Maar eerst alle computersnoeren en toebehoren van stickers voorzien zodat ik na afloop alles weer zou kunnen aansluiten. Na ontmanteling hield ik een compleet plastic krat met snoerenzooi over. Net als alle andere spullen hebben we die in een halve dag naar de nieuwe zolder gesjouwd. Alle kasten leeg, vervolgens uit elkaar gehaald, etc. Je kent het wel. Wat een ruimte ineens in die lege kamer. Maar nu moest het nieuwe nog gekocht worden.

Bij het plaatselijke benzinestation een aanhangwagentje gehuurd. Had ik nog nooit gedaan. Dat ging goed. Op naar de Ikea voor laminaat en meubels. Bij het terugbrengen van het aanhangwagentje werden we gematst; we kregen korting omdat we binnen 3 uur terug zouden zijn. Maar we waren bijna 4 uur weg geweest. Dat maakt dat je daar nog wel eens zo’n wagentje wilt huren.

Inmiddels was de vrijdag wel om. De volgende ochtend naar de verfwinkel. Voor advies. Nou dat kregen we. Alles werd erbij gehaald. En toen moest alle verf nog geschud worden in die machines. Waarom zo’n man dan blijft doorpraten, begreep ik niet zo goed. We gingen toch al verf van hem kopen?

Waden door stroop
Hadden we nu alles? We dachten van wel en wilden aan de slag met schilderen. De vloerbedekking moest er nog uit. En toen kwam het. Het was derdehands blauwkatoenen vloerbedekking. Met een rug van foam. Om er met mijn bureaustoel goed op te kunnen rollen, had ik ooit zo’n plastic mat gekocht met van die puntjes eronder. Zodat de mat zich kon vastklauwen in het tapijt. Nou dat had het gedaan. Niet alleen was de foamlaag inmiddels bijna geheel vergaan, ook waren de plastic puntjes er dwars doorheen gegaan.

De betonvloer leek wel open eczeem te hebben. Het zag er gewoon viezig uit op de plek waar ik al die jaren met mijn bureaustoelwieltjes op en neer had gerost. Ik had er letterlijk doorheen gezeten. Het muntje viel. Daarom was alles de laatste tijd zo moeizaam gegaan. Niks leek te lukken. En wat er met veel moeite uit mijn handen kwam, leverde niet het verwachte resultaat op. Soms leek mijn hele professionele bestaan wel op waden door de stroop. Maar het lag niet aan mij! Het lag aan de spullen, de ruime, de plek. Ik was niet de schuldige, maar de tand des tijds. En het feit dat ik te lang had gewacht met vernieuwen. Oh, wat een geruststelling. Het zou allemaal weer goed komen met mij!

Lekker werken!
Inmiddels is dat ook zo. Mijn nieuwe werkkamer is een feit. Het is er prachtig en heerlijk. Ik heb mijn oude bestaan ook letterlijk de rug toegekeerd; ik kijk nu uit op de tegenoverliggende muur. Verder zit ik op een gladde vloer aan een echt bureau met veel ruimte. Ik heb prettig licht, mooie materialen en voldoende opbergruimte (met deuren!). Oh, wat is het leven weer mooi. Ik geniet. Dat we de tuin nog onder handen moeten nemen, kan me niet deren. Ik kan weer lekker werken!